PCメンテナンス知識6(1限目)
今回は、電子メールでの宛先の種類と電子メールにおけるマナーについて書きたいと思う。
・電子メールでの宛先の種類
・To
基本的には、この「To」の部分が、そのメールのあて先になる。
「To」は、一つのメールアドレスしか入力できないと思われがちだが、実は複数のメールアドレスを指定することも可能である。
複数のメールアドレスを指定する場合は、カンマ「,」やセミコロン 「;」でメールアドレスを区切る。
・Cc
「Cc」は、Carbon copy（カーボンコピー）の略である。
電子メールを送信する時には必ず、宛先となる相手がいるが、それ以外にも「参考までにメールを送りたい」という場合があると思う。
そのような場合には、参考までにメールを送る相手のメールアドレスを「Cc」に入力する。
例えば、担当者であるAさん宛てのメールを、同じ部署のBさんにも参考までに送りたいという場合は、「To」にはAさん、「Cc」にはBさんのメールアドレスを指定してメールを送る。
このように、「To」と「Cc」を使い分けることにより、メールを受信したAさんは自分宛のメールであると分かり、Bさんは自分には参考までに送られたメールであることが分かる。
「Cc」を使う一番の目的は、上記の通り、受信者にとって、そのメールがどのようなメールであるかを伝えることである。
例えば、メール内に何らかの質問があった場合、「To」に指定された受信者は回答を返信するべきだが、「Cc」に指定された受信者は特別な指示がない限り返信しなくても良いと判断することが出来る。
よって、「Cc」で指定されたメールを受信した場合、文字通り「コピーを受け取った」と考えてよいということになる。
・Bcc
「Bcc」とは、Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）の略である。
基本的には、「Cc」と同じと考えて良いが、「Bcc」に指定されたメールアドレスは、他の受信者には表示されないというのが「Bcc」の特徴であり、「他の受信者に宛先のメールアドレスを知られては困る場合に使うもの」である。
「To」や「Cc」で入力されたメールアドレスは、メールヘッダーに書き込まれているので、メールの受信者は、「To」と「Cc」で指定された受信者の一覧を見ることが可能なのに対して、「Bcc」に入力されたメールアドレスは、メールヘッダーに書き込まれないため、受信者の一覧表示に表示されることはない。
つまり、「Bcc」に指定されたメールアドレスにメールが送られたことは、送信者と、「Bcc」でメールを受け取った受信者本人しか分からないことになる。
・電子メールにおけるマナー
次に、電子メールにおけるマナーについてですが、これについてはどれが正しくてどれが間違いかは明確になっていません。
ですが、考え方の大原則として、「送信先には必ず相手（人間）がいる」ということを意識しておく必要があります。
それを、意識した上で、次の6つのポイントに気を付けた方が良いでしょう。
1.あいさつは最低限で
すぐに用件を伝えることができる電子メールだが、「いつもお世話になっております」などの最低限のあいさつは必要。ただし、相手によっては使い分けが必要な場合もある。
2.件名・タイトルだけで内容が分かるように
文字数に制限があるので10文字程度を目安に工夫する。余裕があれば送信者の名前も加えると、より親切。返信の際、相手の件名をそのまま返す「Re:○○○」は避け、具体的な返信の件名に書き換えたほうが気持ちが伝わる。
3.1メールで1用件
1つのメールに書く用件は1件とし、複数の用件を書かないようにする。「2つ以上の用件があると、情報の管理が面倒になる上、返信をするときにも混乱しがちです」（古谷さん）
4.最後に署名を入れる
メールソフトの「署名」機能を使って、送信するメール本文には自動的に自分の会社・部署名、名前、連絡先などを入れておく。直接、電話などで問い合わせたいときにも、署名があると便利。署名欄は前ページの例のように、記号などを組み合わせて常識的な範囲で目立つようにレイアウトしてもOK。
5.CCやBCC は乱用しない
一度に大勢の人に同じ文面を送れるCCとBCC 機能。CCは誰に送信したかと、そのアドレスが全員に公開される。一方、BCCはほかの誰に送信したか分からない仕組み。便利だが、個人情報保護の意味でも、CCを利用するときは社内の同じ部署内に限るなど、送る相手には細心の注意を。またBCCの場合は、BCCで送信したメールであることを文面の最初に断っておくのが礼儀。
6.送信前にもう一度チェック
手軽に送受信できるメールだからこそ、送信する前にもう一度、誤字脱字や機密事項などについてチェックする習慣を身に付ける必要がある。
